Những câu hỏi như nghỉ phép, công tác phí hay quy trình thường lặp lại. Nếu quy định nằm trong nhiều file, HR phải tìm lại và kiểm tra xem mình đang dùng đúng bản mới nhất chưa.
Câu hỏi: “Tôi có thể làm việc từ xa vào ngày nào?”
Nguồn đầu vào: một trích đoạn quy chế đã được phê duyệt, có tên tài liệu, phiên bản và mục tham chiếu.
Thiếu căn cứ: nếu tài liệu không nói về trường hợp này, câu trả lời phải chuyển cho HR thay vì tự suy luận.
Quy trình tra cứu thông tin
Dùng đúng bản quy định
Chọn tài liệu đã được duyệt, ghi rõ ngày hiệu lực và bỏ các bản cũ khỏi tập tài liệu thử.
Yêu cầu chỉ rõ căn cứ
AI cần nêu tên tài liệu và mục liên quan để nhân viên có thể tự mở ra kiểm tra.
Thử cả câu hỏi không có đáp án
Nếu tài liệu không nói rõ, câu trả lời nên dừng ở đó và hướng nhân viên hỏi HR.
Mẫu yêu cầu gửi cho AI
CHỈ DÙNG QUY ĐỊNH ĐÃ ĐƯỢC DUYỆT
Trả lời câu hỏi dựa trên phần tài liệu bên dưới.
Câu hỏi: [câu hỏi nội bộ]
Tài liệu: [tên tài liệu, phiên bản, ngày hiệu lực và nội dung liên quan]
Yêu cầu:
- Nêu câu trả lời ngắn, dùng ngôn ngữ dễ hiểu.
- Trích tên tài liệu và đúng mục làm căn cứ.
- Không tự bổ sung chính sách hoặc suy luận ngoại lệ.
- Nếu tài liệu không đủ căn cứ, nói rõ chưa thể kết luận và chuyển HR.
- Nếu cần thêm thông tin để trả lời, hãy hỏi lại trước.“Trong quy định [tên tài liệu], mục [số mục] ghi rằng [nội dung liên quan]. Nếu tình huống của bạn khác nội dung này, vui lòng hỏi HR để được hướng dẫn.”
Đây là mẫu minh họa; HR cần điền căn cứ đúng từ tài liệu của doanh nghiệp.Đánh giá độ tin cậy của câu trả lời
Trước khi cho nhân viên dùng
- HR chọn tài liệu chính thức và chịu trách nhiệm cập nhật.
- Nhân viên có thể mở phần quy định được trích dẫn.
- Câu hỏi về trường hợp cá nhân hoặc chưa rõ được chuyển cho HR.
- Không đưa hồ sơ hay thông tin nhạy cảm vào công cụ chưa được công ty duyệt.
Nếu muốn thử trong tháng đầu
Đây là gợi ý để nhóm tự sắp xếp việc thử nghiệm. Phạm vi hỗ trợ sau khóa học sẽ theo nội dung hai bên đã thống nhất.